Quản lí kho và quy trình lưu kho hàng hóa tại các doanh nghiệp

Để đảm bảo cho việc kinh doanh trôi chảy, mỗi doanh nghiệp cần đề ra cho mình một bộ quy tắc chung về quản lí kho, đặc biệt là quy trình lưu kho hàng hóa. Cùng Hatech điểm qua một vài lưu ý về quy trình này nhé!

Sơ lược về quy trình quản lí kho

Quy trình quản lí kho là phương án hữu hiệu đảm bảo việc kiểm soát, quản lí hoạt động kho từ lúc nhập kho đến khi xuất kho và đến tay khách hàng. Một quy trình quản lí kho chuẩn được dùng nhiều hiện nay gồm có 7 bước, trong đó lưu kho là bước thứ 2. Việc tối ưu các bước quản lí kho, đặc biệt là quy trình lưu kho hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu mọi chi phí và không gian lưu giữ hàng hóa.

Vì sao cần lập quy trình quản lí kho

Đối với các doanh nghiệp, mọi hoạt động đều cần có quy trình để có thể dễ dàng bàn giao, quản lí. Quy trình quản lí kho chuẩn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

• Dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn trong kho của từng loại hàng khi doanh nghiệp có các hoạt động về xuất - nhập hàng.
• Giúp quá trình lưu hàng trong kho đơn giản hơn, tăng không gian lưu hàng, tránh thất thoát hay hàng bị hỏng trong thời gian lưu kho dài, loại bỏ được hàng hư hỏng để tránh làm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
• Tăng thời gian soạn hàng, đóng đơn, giúp đơn hàng được xử lí nhanh chóng nhất, giúp tốc độ hàng giao đến khách là nhanh nhất.
• Giảm tỉ lệ đổi hàng, hoàn hàng do xác định được nguyên nhân khách đổi trả.
• Tăng tính chính xác trong quá trình thống kê các báo cáo kho, doanh thu do đã có quy trình kiểm soát trước đó.

Lưu kho là gì

Lưu kho là việc lưu trữ hàng hóa, sản phẩm trong thời gian ngắn, ở một kho hàng bất kì trước khi hàng hóa được giao đến cho khách hàng hay người tiêu dùng.

Việc lưu kho giúp bảo quản tốt hàng hóa, giúp việc gom hàng trở nên linh hoạt hơn, các doanh nghiệp có sẵn kho hàng cũng không cần tốn thêm chi phí để xây hay mở rộng diện tích kho nhằm lưu giữ hàng hóa. 

Mục đích chính của việc lưu kho là lưu trữ và bảo quản sản phẩm, hàng hóa trong điều kiện tốt nhất trước khi đến bước tiếp theo là vận chuyển hàng đến nơi tiêu thụ. Việc lưu kho cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo lượng hàng hóa của mình đủ để cung ứng cho thị trường, phục vụ nhu cầu tiêu dùng của mọi người.

Xem thêm: 2 phương pháp quản lý hàng tồn kho mà mọi doanh nghiệp cần phải biết!

Hàng hóa lưu kho là gì

Có phải hàng hóa lưu kho là tất cả hàng hóa trong kho? Về bản chất, tất cả các mặt hàng đang ở trong kho đều được xem là hàng hóa lưu kho. Nhưng với đặc điểm kinh doanh của nhiều doanh nghiệp hiện tại, không hẳn hàng trong kho là hàng lưu kho.

Hàng hóa lưu kho là các loại hàng hóa được lưu lại và được bảo quản trong thời gian ngắn do chưa có khách hàng mua. Vì vậy, các mặt hàng đã bán ra nhưng vì một nguyên nhân nào đó bị trả lại kho (do khách hàng thay đổi nhu cầu sử dụng, hàng hóa đã xuất bán nhưng bị hỏng hóc trước khi đến tay khách hàng,...) thì đây không được xem là hàng hóa lưu kho dù chúng vẫn được bảo quản trong kho hàng cùng với các loại hàng hóa khác.

Thời điểm nhập kho và thời hạn lưu kho là gì

Thời điểm nhập kho là thời gian hàng hóa được đưa đến kho và thực hiện các quy trình nghiệp vụ để nhập kho. Khi nhân viên kho xuất biên lai xác nhận đã nhận hàng thì các loại hàng hóa mới được tính là đã bàn giao cho kho và được thực hiện quá trình lưu kho.

Đối với việc thuê kho, thời hạn lưu kho chính là thời gian mà các loại hàng hóa của doanh nghiệp, cá nhân được miễn phí khi để trong kho. Mỗi đơn vị cho thuê kho sẽ có số ngày lưu kho miễn phí cho người thuê, sau khi hết thời gian miễn phí này, đơn vị cho thuê kho sẽ tính phí theo bảng giá cam kết ban đầu với doanh nghiệp.

Quy trình lưu kho

Sau bước nhập kho hàng thì bước thứ 2 trong quy trình quản lí đơn hàng chính là lưu kho. Lưu kho là quá trình có vai trò rất lớn trong việc quản lí kho. Các loại hàng nhận vào kho cần được sắp xếp theo thứ tự, vị trí đã được chỉ định sẵn nhằm đảm bảo độ ngăn nắp, giúp người dùng dễ dàng lấy hàng ra khỏi kho một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, hạn chế tối đa tình trạng lấy nhầm hàng gây mất thời gian và công sức cho việc đi lấy lại chính xác hàng hóa.

Nhân viên phụ trách lưu kho cũng cần lưu ý một vài vấn đề như:

• Hoàn thành các giấy tờ cần thiết cho việc lưu kho, tùy theo yêu cầu mỗi doanh nghiệp như danh mục kho vật tư hay biên bản xác nhận lưu kho.
• Sắp xếp các loại hàng hóa trong kho một cách cẩn thận, ngăn nắp, chia theo cách dùng hay chia theo mã SKU để dễ dàng lấy mỗi khi cần.
• Lập sơ đồ để chỉ ra vị trí các kệ đang chứa loại hàng hóa nào.
• Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy đang có tại kho, tuân thủ các quy tắc về an toàn phòng chống cháy nổ tại kho.

Xem thêm: Quy trình nhập kho hàng hóa là gì, bao gồm những bước nào?

Hatech hi vọng qua bài viết này, các bạn đã có nhiều thông tin hơn về quy trình quản lí kho nói chung và quy trình lưu kho hàng hóa nói riêng. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi tại ĐÂY.

Thông tin liên hệ

• VPGD: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Nhà máy: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn; giake@hatechltd.vn