Kiểm soát xuất kho là công việc quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Quá trình xuất kho hàng hóa không chỉ đơn giản là lấy hàng và đưa hàng ra khỏi kho để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh mà còn bao gồm rất nhiều công việc và chi tiết liên quan. Hãy cùng Hatech tìm hiểu kỹ càng hơn thông qua bài viết sau đây nhé.
Tầm quan trọng của quy trình xuất kho hàng hóa
Quy trình xuất kho hàng hóa được kiểm soát tốt mang lại những lợi ích quan trọng sau:
- Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa: Quy trình xuất kho hàng hóa theo tiêu chuẩn bao gồm nhiều bước thực hiện cùng đầy đủ những giấy tờ quan trọng cần thiết. Thực hiện xuất kho theo đúng quy trình sẽ giúp hàng hóa được xuất kho đúng số lượng, chủng loại.
- Đảm bảo quá trình nhập hàng, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho: Quy trình xuất hàng hóa tiêu chuẩn sẽ kết thúc bằng công đoạn ghi nhận thông tin, lúc này người quản lý có cơ sở để đưa ra những đánh giá và kiểm tra hàng tồn kho để quyết định nhập hàng, tiêu hủy hàng hóa hợp lý.
- Hỗ trợ công tác sản xuất, kinh doanh: Xuất kho hàng hóa theo quy trình tiêu chuẩn sẽ trải qua các bước phê duyệt và kiểm tra hàng tồn kho, giúp hàng hóa xuất kho được đảm bảo các yêu cầu cần thiết trước khi đến tay khách hàng. Việc này giúp đảm bảo công tác sản xuất, kinh doanh liền mạch, không lo bị gián đoạn do thiếu hàng hóa.
Nếu không kiểm soát quản lý quy trình xuất kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ dễ gặp phải những vấn đề sau:
- Thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc gian lận.
- Tốn chi phí kiểm soát, tìm kiếm hàng hóa.
- Xuất hiện tình trạng hàng hóa hư hỏng, hao mòn, giảm giá trị sử dụng do tồn kho quá lâu.
- Thừa thiếu hàng hóa không hợp lý.
6 bước hoàn chỉnh của quy trình kiểm soát xuất kho hàng hóa
Để tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho hàng hóa, doanh nghiệp cần nắm rõ những điều sau:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho hàng hóa
Đơn vị sử dụng hàng hóa cần làm các phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho các loại hàng hóa cụ thể để gửi cho bộ phận phụ trách. Phiếu đề nghị xuất kho phải được lập bởi người có thẩm quyền để đảm bảo rằng việc xuất kho là dựa trên yêu cầu phù hợp của bộ phận/phòng ban trong công ty, nhằm phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp chứ không phải vì lợi ích cá nhân.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho hàng hóa
Các đề nghị xuất kho hàng hóa được bộ phận quản lý, giám sát các cấp phê duyệt trước khi được xuất khỏi kho. Đây là bước giám sát quan trọng không thể thiếu trong quy trình xuất kho, nhằm đánh giá xem yêu cầu xuất kho có hợp lý hay không, lượng xuất kho có phù hợp không.
Bước 3: Kiểm tra hàng hóa tồn kho
Sau khi đề nghị xuất kho được phê duyệt sẽ được chuyển đến bộ phận quản lý kho. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra các hàng hóa cần xuất, số lượng, nơi lưu trữ và sau đó phản hồi đến các đơn vị liên quan về khả năng xuất hàng hóa. Trong trường hợp số lượng hàng trong kho không đủ yêu cầu, bộ phận kho sẽ đề nghị nhập thêm hàng mới để đảm bảo số lượng bán.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.
Bước 5: Xuất kho hàng hóa
Dưa trên phiếu xuất, nhân viên kho tiến hành xuất hàng hóa theo quy định.
Bước 6: Cập nhật thông tin trên hệ thống
Hàng hóa sau khi được xuất kho cần được cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý (thủ công, phần mềm,...) để bộ phận quản lý có thể nắm được những báo cáo về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ.
Một số kinh nghiệm kiểm soát xuất kho hiệu quả
Sau đây là một số những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp có thể quản lý kiểm soát việc xuất kho hàng hóa một cách hiệu quả nhất:
· Thiết lập quy trình nhập – xuất kho hoàn chỉnh: Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình chung đồng nhất, chi tiết, rõ ràng cho việc quản lý hàng tồn kho bao gồm quản lý xuất – nhập kho. Điều này đảm bảo hoạt động thuận lợi từ những điều đơn giản nhất, người thực hiện chỉ cần làm theo từng bước đã được quy định sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.
· Sắp xếp kho hàng một cách thông minh, khoa học: Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng công nghệ mã vạch để kiểm soát hàng tồn kho. Với cách kiểm soát này, hàng tồn kho sẽ được kế toán viên ghi nhận trên sổ sách và các giấy tờ liên quan. Đối với những doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ, có thể tiến hành cấp thẻ kho, mã ghi nhận khi nhập kho.
· Quản lý chặt chẽ hoạt động xuất – nhập – tồn kho: Việc kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động rất quan trọng nhằm kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả. Thực hiện kiểm kê định kỳ thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra được số lượng hàng tồn kho thực tế so với số liệu trên báo báo và có thể phát hiện sai sót kịp thời.
· Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ: Để đảm bảo an ninh và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát vì người lạ, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho.
Trên đây là toàn bộ những kiến thức chia sẻ của Hatech về quy trình xuất kho hàng hóa hoàn chỉnh. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu về quy trình xuất kho hàng hóa.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
· VPGD: 89 Lê Đức Thọ - Phường Mỹ Đình 2 - Quận Nam Từ Liêm - TP. Hà Nội
· Nhà xưởng: Thôn Nhà Thờ, Kim Sơn, Sơn Tây, Hà Nội
· Hotline: 0904.691.888 - 0941.608.833
· Gmail: giake@hatechltd.vn
· Website: giakehatech.com
