Quản lý kho thông minh để hạn chế sai sót, thất thoát

Đối với các doanh nghiệp, việc áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Quản lý kho thông minh không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo rằng sai sót và thất thoát được giảm thiểu đến mức tối đa. Vậy bạn đã biết cách quản lý kho thông minh cho doanh nghiệp mình chưa? Cùng HATECH tìm hiểu chi tiết ngay sau đây. 

1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng cẩn thận? 

Quản lý kho hàng cẩn thận là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường đang ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sự linh hoạt. Sai sót trong quản lý kho không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất nội bộ mà còn gây ra nhiều vấn đề khác ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng và đối tác cung ứng.

Quản lý kho thông minh, cẩn thận giúp ngăn chặn thất thoát và giảm thiểu những hậu quả tiêu cực đối với doanh nghiệp. Việc duy trì tồn kho chính xác đảm bảo sẵn sàng cung ứng hàng hoá theo nhu cầu khách hàng. Nếu một doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm kịp thời có thể dẫn đến mất khách và giảm uy tín thương hiệu.
 

Bên cạnh đó, mất mát hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến nguồn thu nhập mà còn tăng chi phí bảo hiểm và có thể gây ra các chi phí pháp lý. Không chỉ vậy, sự không chắc chắn trong quản lý kho cũng có thể dẫn đến chi phí không cần thiết trong quá trình lưu trữ và vận chuyển.

2. Các cách quản lý kho thông minh để hạn chế sai sót 

2.1. Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh 

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh là một chiến lược quản lý kho quan trọng, đóng góp đáng kể vào hiệu suất tổng thể của quá trình quản lý hàng tồn kho. Nó không chỉ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn giảm thời gian và công sức cần thiết để tìm kiếm và xử lý hàng hóa.

Một số gợi ý để xếp kho hàng mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo như: 

• Phân loại sản phẩm dựa trên mức độ ưu tiên, tần suất xuất nhập và các yếu tố khác như kích thước, trọng lượng. Các mặt hàng có nhu cầu sử dụng thường xuyên nên được đặt gần khu vực dễ tiếp cận nhất. Những mặt hàng ít sử dụng có thể được lưu trữ ở các khu vực ít tiếp xúc nhất
• Có thể sử dụng các công nghệ như RFID (Radio-Frequency Identification) hoặc mã vạch để đánh dấu vị trí của từng sản phẩm. Như vậy sẽ giảm bớt sai sót trong quá trình đặt và lấy hàng. Vì nhân viên có thể dễ dàng xác định vị trí chính xác của sản phẩm thông qua các thiết bị đọc mã vạch hoặc RFID.

2.2. Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho không chỉ giúp ngăn chặn sai sót mà còn đảm bảo tồn kho được duy trì ổn định và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.

Để có thể triển khai phương pháp quản lý kho thông minh này, bạn có thể thực hiện theo các tips sau đây: 

• Hệ thống mã vạch hoặc RFID: Sử dụng hệ thống mã vạch hoặc RFID để gắn mã định danh cho mỗi sản phẩm. Khi có giao dịch xuất nhập, quét mã để xác nhận thông tin.
• Quy trình kiểm tra chính xác: Thiết lập quy trình kiểm tra chính xác trước và sau mỗi giao dịch xuất nhập kho. Bao gồm việc kiểm tra số lượng, chất lượng và thông tin sản phẩm.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình kiểm tra thông tin. Hệ thống này có thể cảnh báo người quản lý khi phát hiện bất kỳ không chính xác nào.
• Theo dõi thường xuyên: Thực hiện theo dõi thường xuyên để đảm bảo rằng quy trình kiểm tra được thực hiện đúng cách và đều đặn. 

2.3. Tạo mã vạch cho các sản phẩm

Có nghĩa là mỗi sản phẩm sẽ được gắn một mã vạch duy nhất, giúp nhận diện, kiểm tra và theo dõi chúng một cách chính xác. Khi sản phẩm được nhập vào kho hoặc xuất khỏi kho, người quản lý có thể sử dụng máy quét mã vạch để cập nhật thông tin tồn kho nhanh chóng và chính xác. 

2.4. Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Đây là một trong những cách quản lý kho thông minh mà người quản lý doanh nghiệp cần phải thực hiện. Một số cách có thể thực hiện như: 

• Quản lý quyền truy cập: Xác định và gán các quyền truy cập cho từng nhân viên dựa trên vai trò của họ. Nhân viên chỉ được phép truy cập vào các khu vực và chức năng cần thiết cho công việc của họ, giảm nguy cơ lạm dụng quyền hạn.
• Giám sát bằng hệ thống camera: Lắp đặt hệ thống camera giám sát trong kho để theo dõi các hoạt động của nhân viên. Không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát mà còn tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm.
• Theo dõi và ghi lại hoạt động: Sử dụng hệ thống ghi lại để lưu trữ thông tin về mọi hoạt động trong kho. 
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo đầy đủ cho nhân viên về quy trình làm việc an toàn, chuẩn xác và tuân thủ quy tắc. Nhân viên hiểu rõ công việc của họ cũng giúp giảm nguy cơ phát sinh lỗi do sơ xuất.
• Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên: Tổ chức các kiểm tra ngẫu nhiên về hoạt động trong kho để đảm bảo rằng mọi quy trình đều được tuân thủ đúng cách và không có hành vi không đúng quy định nào xảy ra.

2.5. Sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý kho hiệu quả 

Sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho. Phần mềm này cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát hàng tồn, đặt hàng tự động, và cập nhật thông tin tồn kho trong thời gian thực. Mỗi doanh nghiệp nên nghiên cứu và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý và mặt hàng kinh doanh của mình. 

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, quản lý kho không chỉ là một phần quan trọng của hoạt động doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và lợi nhuận. Mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình quản lý kho thông minh và phù hợp với tính chất mặt hàng. Mong rằng với những chia sẻ từ HATECH, bạn đọc đã hiểu rõ hơn và có cách quản lý kho tốt nhất, hạn chế được sai sót và thất thoát. 

Thông tin liên hệ

• VPGD: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Nhà máy: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn; giake@hatechltd.vn