Top 5 Cách Bố Trí Nhà Kho Thông Minh Và Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Thiết lập kho hàng bước ban đầu rất quan trọng và hiệu quả của nó sẽ được phản ánh sau một thời gian dài hoạt động. Nếu như doanh nghiệp không có kế hoạch bố trí ngay từ đầu thì sau này sẽ tốn khá nhiều thời gian, nhân công và chi phí để tái thiết lập nhà kho. Việc bố trí nhà kho thông minh giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả vận hành cao và ổn định trong thời gian lâu dài. 

Tầm quan trọng của việc bố trí kho hàng một cách khoa học

Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu không gian nhà kho giới hạn với khoản ngân sách giới hạn. Bố trí nhà kho thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian vận hành cũng như là tận dụng tối đa không gian của nhà kho.

- Tiết kiệm thời gian: thúc đẩy các hoạt động trong kho diễn ra nhanh chóng hơn mà không gặp bất kỳ trở ngại như khó tìm kiếm hàng hóa và vật tư, máy móc thiết bị, tránh thất thoát và hư hại hàng hóa. Mọi quy trình trở nên dễ dàng hơn, dễ truy xuất và kiểm soát, xuất nhập hàng hóa và đóng gói nhanh chóng hơn.

- Tiết kiệm chi phí: chi phí vận hành nhà kho phụ thuộc vào quy trình vận hành của kho. Nếu bố trí kho hợp lý sẽ giúp rút ngắn các bước vận hành, giúp giảm chi phí nhân công, giảm khả năng thiệt hại về hàng hóa như thất thoát, hết hạn hoặc hư hại do va chạm.

- Tiết kiệm không gian: bố trí nhà kho thông minh giúp doanh nghiệp tận dụng được mọi ngóc ngách của kho, giúp lưu trữ được nhiều hàng hóa, vật tư, máy móc hơn cũng như tạo thêm các không gian làm việc khác chỉ trong cùng một diện tích nhà kho giới hạn.

Những phương pháp bố trí - thiết lập nhà kho tối ưu nhất hiện nay

Phương pháp 1: Thiết lập mã SKU cho toàn bộ kho hàng

SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock-Keeping Unit, nghĩa là "Đơn vị lưu kho". Đây là cách mà doanh nghiệp gắn mã cho mỗi chủng loại hàng hóa trong kho. Mỗi chủng loại hàng hóa đều có những đặc tính khác nhau nên việc sử dụng mã SKU làm cho việc sắp xếp và tìm kiếm trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Trên thực tế, không hề có một quy định bắt buộc nào về cách thiết lập mã SKU cả. Doanh nghiệp có thể tạo nó dựa theo hình dáng, màu sắc, vị trí lưu kho,... của sản phẩm và viết tắt lại thành một dãy kí tự. Ví dụ doanh nghiệp có 2 sản phẩm như sau:

- Bình nước nhựa dung tích 500ml màu xanh mẫu 2023 sẽ có SKU là BNN500X23

- Bình nước thủy tinh dung tích 380ml màu đỏ mẫu 2022 sẽ có SKU là BNTT380Đ22

Lưu ý: các sản phẩm nên được sắp xếp bằng SKU theo thứ tự bảng chữ cái từ A tới Z và được lưu trữ ở các cụm riêng biệt cho từng SKU. Trên mỗi hàng kệ chứa bất kì loại hàng hóa nào đều cần dán mã SKU của chúng lên đầu kệ. Nếu một hàng kệ chứa nhiều mã hàng khác nhau thì cần dán mã SKU ở vị trí dễ thấy nhất.

Phương pháp 2: Phân vùng và thiết lập sơ đồ nhà kho

Việc phân vùng trong kho bao gồm 2 phần chính, đó là phân chia trong khu vực chứa và phân chia các khu vực khác.

Phân chia khu vực chứa hàng: 

Tùy theo số lượng mã hàng mà doanh nghiệp lập sơ đồ phân chia từng khu vực lưu trữ hàng hóa khác nhau. Mỗi khu vực có thể tính là mỗi dãy kệ hoặc mỗi tầng kệ. Các loại hàng hóa có thể được phân theo:

- Đặc điểm, tính chất: những loại hàng cùng danh mục nên được chứa vào khu vực riêng biệt. Ví dụ như khu vực chứa nồi cơm điện, khu vực chứa nồi áp suất, khu vực chứa bình đun siêu tốc. 

- Hạn sử dụng: những loại hàng hóa dễ hư hỏng nên được lưu trữ ở khu vực riêng so với hàng hóa có hạn sử dụng lâu dài. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát và điều chỉnh được thời hạn xuất nhập hàng hóa cho từng loại hàng.

- Hàng dễ vỡ: hàng hóa dễ vỡ nên được lưu trữ ở những vị trí ít người hoặc xe nâng qua lại để tránh làm hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận hành.

- Hàng nhẹ và hàng nặng: phân khu riêng để dễ dàng xác định được loại phương tiện xuất nhập hàng (xe nâng, xe nâng tay hay bằng tay) giúp quá trình xuất nhập trở nên nhanh chóng hơn.

Ngoài ra còn rất nhiều cách phân chia khác, dựa vào nhu cầu và số lượng SKU trong kho mà doanh nghiệp cần chủ động đưa ra cách phân chia hợp lý nhất.

Phân chia khu vực hoạt động trong kho: 

Thông thường trong kho sẽ có 5 khu vực chính: 

Khu vực xếp dỡ => Khu vực tiếp nhận => Khu vực kho chứa => Khu vực đóng gói => Khu vực vận chuyển

Trong đó:

- Khu vực xếp dỡ là nơi tiếp nhận hàng hóa từ bên ngoài vào trong kho từ các xe container. Khu vực tiếp nhận là nơi chất hàng hóa chờ lưu kho và phân loại hàng. 

- Khu vực kho chứa là nơi đặt những dãy kệ chứa hàng, đóng vai trò lưu kho mọi loại hàng hóa. 

- Khu vực đóng gói là nơi chứa hàng được lấy từ trên kệ xuống và tiến hành đóng gói. 

- Khu vực vận chuyển là nơi thực hiện việc xếp hàng hóa lên xe để vận chuyển đi nơi khác

Sau khi lập sơ hoàn chỉnh cho kho hàng, cần đánh dấu mỗi khu vực bằng chữ cái ở mỗi đầu kệ để dễ quan sát hơn.

Phương pháp 3: Áp dụng nguyên tắc quản lý hàng hóa phù hợp

Mỗi loại hàng hóa khác nhau sẽ có mức độ tiêu thụ khác nhau và thời gian lưu kho giới hạn khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ hàng hóa của mình phù hợp với nguyên tắc xuất nhập nào để đảm bảo vận hành kho đạt hiệu quả tối ưu. Hiện nay có 3 nguyên tắc quản lý hàng hóa phổ biến nhất là FIFO, LIFO và FEFO

- FIFO (First In - First Out) có nghĩa là hàng nhập vào kho trước sẽ được xuất đi sử dụng hoặc bán trước. Nguyên tắc này sẽ giúp giảm được tối đa lượng hàng tồn kho cũ, tiết kiệm được rất nhiều chi phí để tiêu hủy hoặc thanh lý các hàng hóa hết hạn.

- LIFO (Last In - First Out) là nguyên tắc hàng hóa nào nhập kho sau cùng sẽ được đem đi sử dụng trước. Sử dụng LIFO cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất.

- FEFO (First Expired - First Out) có nghĩa là hàng hóa nào hết hạn trước sẽ được chuyển đi tiêu thụ trước. Nguyên tắc này khá giống với FIFO nhưng FEFO tập trung nhiều hơn về hạn sử dụng trên bao bì của sản phẩm.

Phương pháp 4: Sử dụng loại kệ chứa hàng phù hợp

Kệ chứa hàng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong kho. Lựa chọn kệ kho hàng phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn tiết kiệm được chi phí và thời gian vận hành kho. Thông thường, doanh nghiệp sẽ dựa vào số lượng SKU trong kho, trọng lượng của hàng và nguyên tắc quản lý hàng hóa để chọn kệ chứa hàng. Sau đây là một số gợi ý chọn loại kệ kho hàng:

- Dựa vào trọng lượng hàng hóa:

+ Nhu cầu chứa hàng nhẹ dưới 100kg trên 1 tầng: kệ V lỗ, kệ Con Lăn Carton, kệ khay nhựa.

+ Nhu cầu chứa hàng từ 100kg - 700kg trên 1 tầng: kệ trung tải

+ Nhu cầu chứa hàng nặng từ 500kg đến vài tấn trên mỗi pallet: đối với hàng nặng thì bắt buộc phải sử dụng thêm pallet để đỡ hàng bằng xe nâng, các loại kệ có thể sử dụng là: kệ Selective, kệ Double Deep, kệ VNA, kệ Drive in, kệ Radio Shuttle, kệ Con Lăn

Riêng các loại khuôn mẫu sẽ cần sử dụng kệ khuôn. Còn những loại hàng hóa to, dài, nặng thì sẽ thích hợp nhất với kệ tay đỡ.

- Dựa vào nguyên tắc quản lý hàng hóa:

+ Hàng hóa xuất nhập theo nguyên tắc FIFO, FEFO: kệ Selective, kệ VNA, kệ Con Lăn, kệ trung tải, kệ tay đỡ.

+ Hàng hóa xuất nhập theo nguyên tắc LIFO: kệ Double Deep, kệ Drive in, kệ Radio Shuttle.

Phương pháp 5: Thiết lập hệ thống biển báo, bảng sơ đồ kho

Hệ thống biển báo và bảng sơ đồ kho đóng vai trò điều hướng cho nhân viên kho, giúp việc truy xuất và thực hiện các hoạt động trong kho trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Ngoài ra, biển báo và sơ đồ kho chi tiết, khoa học cũng giúp giảm bớt thời gian hướng dẫn cho những nhân viên mới vào làm việc.

Sơ đồ kho nên được bố trí ở mọi lối ra vào của kho để dễ dàng quan sát nhất có thể.

Những lưu ý khi bố trí - thiết lập kho hàng

- Áp dụng quy tắc 5s trong kho hàng: 5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật, đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Những kho hàng tuân thủ quy tắc 5s đều đạt được hiệu quả cao trong quản lý kho hàng.

- Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động: tuyệt đối tuân thủ theo những quy định này để đảm bảo giữ an toàn cho con người và hàng hóa trong kho. Phòng ngừa lúc nào cũng sẽ tốt hơn là lúc sửa chữa, nếu xảy ra sự cố đáng tiếc thì doanh nghiệp cũng sẽ đối mặt với thiệt hại nặng nề.

- Bố trí nhiều cửa ra vào, cửa thoát hiểm, giữ lối đi giữa các khu vực luôn thông thoáng.