Gợi ý 5 cách quản lý kho vật tư hiệu quả

Kho vật tư là khu vực đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp. Kiểm soát tốt kho vật tư sẽ hạn chế thất thoát hàng hóa tối đa. Hãy lắng nghe những chia sẻ của Hatech về cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhé!

Kho vật tư là gì?

Kho vật tư có tên gọi khác là kho hàng hay kho bãi. Đây là cơ sở logistics có nhiệm vụ lưu trữ, dự trữ tồn kho, bảo quản hàng hóa và trang thiết bị sản xuất của các doanh nghiệp. Từ kho vật tư, nguyên vật liệu và hàng hóa được cung ứng kịp thời cho sản xuất hoặc kinh doanh, xuất bán trên thị trường. 

Vì sao phải quản lý kho vật tư?

Trong kho vật tư, các đơn vị lưu trữ thành phẩm, hàng hóa và nhiều tài sản cố định có giá trị. Vì thế, các nhà quản lý phải có biện pháp quản lý kho vật tư hiệu quả. Cụ thể, quản lý kho hàng có vai trò quan trọng như sau: 

• Kiến tạo không gian kho bãi rộng rãi, gọn gàng, chuyên nghiệp, tiện lợi cho xuất nhập hàng hóa.

• Tối đa sức chứa kho hàng, giúp chứa đựng số lượng lớn hàng hóa, tiết kiệm chi phí thuê kho.

• Bảo quản, đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hóa an toàn, giữ nguyên hiện trạng, tránh sụt giảm về số lượng và chất lượng.

• Giám sát, kiểm kê, theo dõi vật tư, tránh thất thoát.

• Kiểm soát xuất – nhập - tồn hàng hóa nhanh chóng, tráng lãng phí thời gian và tiền bạc.

Xem thêm: CÁCH SẮP XẾP KHO VẬT TƯ GIÚP TIẾT KIỆM KHÔNG GIAN HIỆU QUẢ

Bật mí 5 cách quản lý kho vật tư tránh thất thoát

Quản lý thông tin hàng hóa, vật tư

Mỗi mặt hàng được dán nhãn và đi kèm một mã số hàng hóa riêng. Điều này tránh sự trùng lặp, nhầm lẫn khi kiểm kê. Dựa theo đó, nhân viên kho thiết lập danh mục vật tư trên hệ thống phần mềm chuyên dụng. Quá trình quản lý, tra cứu, giám sát sẽ tiện lợi hơn.

Nhập kho

Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng, thủ kho nhận các chứng từ liên quan và tiến hành kiểm đếm. Tiếp theo, lập phiếu nhập kho, thực hiện các giao dịch theo đúng quy trình. Nhân viên kho sẽ có trách nhiệm cập nhật số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho sau khi tiến hành bước nhập hàng.

Xuất kho

Khi có lệnh xuất kho, quản lý kho sẽ tiếp nhận yêu cầu, chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Sau khi đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, quản lý sẽ lập phiếu xuất kho. Quá trình xuất kho được kiểm soát nghiêm ngặt để tránh các sự cố không mong muốn.

Báo cáo tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho cần được tiến hành thường xuyên. Điều này giúp quản lý kho nắm số lượng hàng hóa, số vòng quay hàng hóa. Từ đó, lập báo cáo nhập xuất hàng tồn và cập nhật kịp thời cho cấp trên. Quản lý cấp cao hơn dựa theo đó để đề xuất kế hoạch tiêu thụ hàng tồn và nhập thêm hàng mới.

Kiểm kê kho

Nhân viên kho phải thực hiện kiểm kho theo định kỳ. Việc kiểm hàng giúp đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên sổ sách. Nhờ đó, quản lý có thể phát hiện hàng hóa, vật tư hao mòn, hỏng hóc, thất thoát nếu có. Đồng thời, nắm bắt được các hạn chế trong bảo quản hàng hóa và có các biện pháp cải thiện. 

Xem thêm: CÁC QUY TRÌNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP

Lưu ý cần thiết khi quản lý kho vật tư

Chuẩn hóa mã và tên vật tư 

Để tránh rối loạn, nhầm lẫn trong quản lý kho hàng, chuẩn hóa bộ mã vật tư là việc làm cần thiết. Các mã không được trùng lặp, chồng chéo gây nên tình trạng mất kiểm soát.

Lên kế hoạch quản lý kho vật tư

Việc lên kế hoạch sẽ giúp quản lý kho chủ động bố trí mọi việc. Khi cần nhập xuất hàng, chuẩn bị dòng tiền, sắp xếp kho bãi, nhân sự đều sẵn sàng. 

Xây dựng kho bãi đúng tiêu chuẩn

Kho vật tư cần được thiết kế theo đúng các quy định. Nếu không xây dựng cẩn thận, kho sẽ gặp tình trạng trũng, ngập úng khi trời mưa, tắc nghẽn hệ thống thoát nước,…

Dùng phần mềm quản lý vật tư

Phần mềm công nghệ là công cụ đắc lực giúp quản lý kho vật tư nhanh chóng, chính xác và bảo mật thông tin cao.

Sử dụng giá kệ kho hàng

Dùng hệ thống giá kệ là giải pháp mà hầu hết các đơn vị đang áp dụng. Không gian kho hàng gọn gàng, ngăn nắp hơn. An toàn cho con người và vật tư được đảm bảo. Chi phí thuê kho bãi, nhân công hợp lý, tiết kiệm.

Trên đây, Hatech đã chia sẻ các cách quản lý kho vật tư hiệu quả. Mong rằng bạn sẽ áp dụng các bí quyết này để nhà kho của doanh nghiệp vận hành trơn tru.

Thông tin liên hệ

• VPGD: Thôn Khoang Sau, Xã Sơn Đông, TX Sơn Tây, Hà Nội

• Nhà xưởng: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn