Các quy trình chính trong hoạt động kho hàng doanh nghiệp

Hiện nay, mọi doanh nghiệp đều có kho hàng, và để vận hành kho hàng bắt buộc phải có quy trình để mang lại hiệu quả cao. Vậy, doanh nghiệp cần phải có quy trình như thế nào? Hãy cùng Hatech tìm hiểu các quy trình chính trong hoạt động kho hàng doanh nghiệp nhé! 

Hoạt động nhận hàng

Các loại hàng hóa đơn lẻ hay đóng thùng, kiện hàng theo trọng lượng, khối lượng hoặc được đóng sẵn từng pallet đều phải thông qua quy trình nhận hàng. Quy trình này sẽ dễ quản lí hơn nếu hàng hóa từ nhà cung cấp được thông qua hình thức thông báo vận chuyển trước (gọi tắt là ASN). Khi thực hiện ASN, các thông tin về hàng hóa được quét mã vạch và cập nhật vào hệ thống trước. Khi nhận hàng, chỉ cần quét mã vạch, xác nhận lại đúng lượng hàng hóa đã cập nhật trước đó thì đã có thể đưa vào hệ thống kho nhận.

Trong quá trình vừa nêu trên, tất cả hàng hóa đều được xếp vào nhóm đang xử lí. Tùy theo hệ thống mà mỗi công ty đang sử dụng, các mặt hàng mới nhập vào có thể được liệt kê vào hàng tồn kho trước khi số lượng hàng tồn kho thực tế được cập nhật. Nói cách khác, hoạt động nhận hàng phụ thuộc vào yêu cầu của khách và các cài đặt hệ thống.

Xem thêm: Quy trình nhập kho hàng hóa là gì, bao gồm những bước nào?

Hoạt động cất trữ hàng hóa

Khi đã nhận hàng vào kho, các nhân viên sẽ thực hiện quá trình cất hàng vào vị trí kho đã được xác định từ trước. Nhờ vào mã vạch đã được gán cho mỗi loại hàng hóa trước đó mà nhân viên sẽ thực thi việc cất trữ hàng nhanh chóng hơn.

Khi các mặt hàng đến khu vực được quy định sẵn, nhân viên vận hành tiếp tục quét mã hoặc kiểm tra thủ công để xác nhận lại một lần nữa hàng hóa đã đến đúng vị trí và đặt hàng vào khu vực quy định, kết thức quá trình cất trữ hàng hóa.

Hoạt động lấy hàng

Các loại hàng hóa thường được lấy hàng theo 2 bước:

• Bước 1: Các mặt hàng được đưa đến khu vực đóng gói để hoàn tất quá trình đóng hàng, kí xác nhận và đưa ra ngoài phân phối cho đại lí. 
• Bước 2: Ở bước này, các mặt hàng đặc biệt hơn cần phải phân chia theo nhóm hoặc chia lại cho các khách hàng lẻ, nhằm giúp hàng hóa đến đúng chỗ yêu cầu. Hệ thống lấy hàng của các nhà bán hàng thuộc cửa hàng trực tuyến hay các sàn thương mại điện tử thường lấy hàng theo bước này.

Hoạt động đóng gói hàng hóa

Việc đóng gói hàng hóa không bắt buộc phải làm theo một kiểu ở mọi doanh nghiệp. Có thể tham khảo các quy tắc đóng gói sau:

• Các mặt hàng được kiểm tra và theo dõi cùng với ngày nhập kho và mã hàng.
• Trong quy trình đóng gói hàng hóa, việc kiểm tra và đảm bảo chất lượng hàng hóa trước khi hàng đến tay khách là việc phải làm.
• Nhà kho phải có hệ thống kiểm tra các loại hàng đã lấy ra - cập nhật số lượng hàng hóa trong kho chính xác cũng như có sơ đồ vị trí hàng hóa để nhân viên lấy hàng nhanh chóng và chính xác.
• Các mặt hàng phải được đóng gói theo kích thước và số lượng hàng, giá trị, độ dễ vỡ hay các yêu cầu đảm bảo độ an toàn của hàng hóa.
• Các lô hàng trong kho cần được theo dõi bằng chứng từ, số hóa đơn để có thể truy lại nguồn gốc khi có yêu cầu kiểm tra.

Hoạt động phân phối hàng

Hàng hóa cần được chuẩn bị sẵn để vừa khít với thời gian người chở hàng đến kho và xếp hàng lên xe. Người quản lí kho cần đốc thúc nhân công đóng gói hàng theo thời gian nhận hàng của người chở hàng. 

Hoạt động xử lí hàng hoàn

Xử lí các đơn hàng hoàn là việc phức tạp, chẳng đơn vị nào muốn có hàng hoàn. Nhưng bằng nguyên do này hoặc nguyên do khác, hàng hoàn không thể nào không xuất hiện và gây ra sự phức tạp không ít cho các doanh nghiệp. Vì vậy, cần đề ra và tuân thủ một vài quy tắt để quá trình xử lí hàng hoàn được diễn ra trơn tru:

• Khi có yêu cầu hoàn hàng từ khách, đơn vị bán hàng phải ghi chú lại loại hàng nào bị hoàn, lí do vì sao khách hoàn hàng, từ đó tính được tỉ lệ hoàn cho mỗi món hàng để đưa ra quyết định nhập hàng hoặc sale hợp lí.
• Các loại hàng hóa đã hoàn về kho cần được theo dõi, đây là quá trình quản lí đơn hàng hoàn theo hóa đơn bán.
• Tùy theo loại hàng hóa mà mỗi đơn vị cần đưa ra các quy trình sau khi nhận hàng hoàn để có cách xử lí hàng hoàn phù hợp: lưu kho chờ lượt khách mới mua lại hay sửa chữa đối với các mặt hàng bị trả do lỗi kĩ thuật từ nhà sản xuất, tái chế, loại bỏ, trả lại cho đơn vị sản xuất,...
• Tất cả các khoản tiền ra vào tài khoản bán hàng cũng cần được ghi chú theo đơn hàng hoàn.
• Nếu được quay trở lại kho, các đơn hàng hoàn cần được cập nhật thông tin lên hệ thống.

Xem thêm: Các cách quản lý kho hàng thời trang hiệu quả nhất

Hatech mong rằng qua bài viết này, các bạn đã nắm được các quy trình chính trong hoạt động kho hàng doanh nghiệp và có các quyết định hợp lí để tối ưu hóa các hoạt động của kho hàng trong thời gian tới. Nếu cần hỗ trợ thêm bất cứ thông tin gì, hãy liên hệ với chúng tôi tại ĐÂY.

Thông tin liên hệ

• VPGD: Thôn Khoang Sau, Xã Sơn Đông, TX Sơn Tây, Hà Nội

• Nhà xưởng: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn