Việc quản lí nhập kho là việc phải làm tại mọi doanh nghiệp. Việc quản lí nhập kho giúp theo dõi, kiểm soát tình trạng hàng hóa một cách tốt nhất. Vậy, quy trình nhập kho hàng hóa là gì, bao gồm những bước nào? Hãy cùng Hatech tìm hiểu bạn nhé!

Quy trình nhập kho hàng hóa là gì?

Quy trình nhập kho hàng hóa là quá trình được doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng thực hiện sau khi mua hàng về, giúp doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi lượng hàng hóa mà họ đang sở hữu. Đồng thời, đây cũng là bước đầu để những hoạt động về hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra đúng tiến độ và tránh những sai sót không đáng có.

Vì sao cần có quy trình nhập kho hàng hóa?

quy-trinh-nhap-kho-hang-hoa

Có một quy trình xuất-nhập-lưu kho hàng hóa rõ ràng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Trong đó phải kể đến:

Tạo ra được hệ thống lưu hàng hóa một cách khoa học và chặt chẽ. Quy trình nhập kho được giám sát giúp tránh được nhiều rủi ro hay thất thoát một lượng hàng hóa mỗi tuần - mỗi tháng dẫn đến những thiệt hại của doanh nghiệp.

Quy trình nhập kho giúp các hoạt động kinh doanh trôi chảy và liên tục hơn. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp chỉ cần làm theo quy trình là đã có thể làm việc một cách suôn sẻ, ăn khớp với những bộ phận khác.

Các ghi chép, thống kê khi nhập kho giúp doanh nghiệp, quản lí dễ kiểm soát số lượng chuẩn của hàng nhập kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các chiến lược hay quyết định kinh doanh phù hợp.

Với các doanh nghiệp có quy trình nhập hàng chuyên nghiệp, thời gian nhập hàng và nhân công sẽ được tiết kiệm tối đa, tạo ra văn hóa làm việc nhanh nhẹn. Ngoài ra, quy trình nhập kho bài bản sẽ tạo được lòng tin với khách, sự yên tâm của các cấp lãnh đạo.

Xem thêm: Kệ Kho Hàng Chính Hãng - Chất Lượng Tại Hatech

Quy trình nhập kho hàng hóa theo chuẩn ISO

Việc lập ra một quy trình nhập kho chuẩn giúp doanh nghiệp có thể giữ an toàn cũng như bảo toàn được số lượng hàng hóa trong kho luôn đúng, đủ và khớp với số liệu trong sổ sách. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo qua một số bước theo quy trình nhập kho ISO dưới đây:

Bước 1: Thông báo về kế hoạch nhập kho, xin ký duyệt của lãnh đạo

Bộ phận kho và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm về việc kiểm tra nguyên vật liệu ở kho còn hay sắp hết để có thể kịp thời làm phiếu yêu cầu nhập thêm hàng hóa. Khi đã có phiếu yêu cầu, cấp lãnh đạo sẽ kí duyệt để tiến hành quy trình nhập kho.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu số lượng, chất lượng hàng với thực tế

Khi nhận được thông báo về kế hoạch nhập kho, nhân viên thủ kho cần kiểm tra lại hàng hóa để biết chính xác số lượng còn lại của các loại hàng trong kho. Khi đã kiểm tra và ghi chú lại số lượng nhập, nếu số lượng này khớp với yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ xác nhận thông tin nhập trên hệ thống. Trong khi kiểm tra và đối chiếu, nếu có vấn đề xảy ra, thủ kho sẽ lập biên bản, sau đó trình lên cấp trên.

Bước 3: Lập chứng từ, hoàn tất các thủ tục nhập kho

Sau khi thông tin nhập kho đã được xác nhận, bộ phận kho lập hồ sơ và giao cho kế toán để tiến hành kiểm tra và hạch toán.

Quy trình nhập kho nguyên liệu

Trong một kho hàng, có nhiều loại hàng hóa như thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu,... Nhằm quản lý việc nhập nguyên liệu một cách tối ưu nhất, các doanh nghiệp có thể làm theo các bước:

Bước 1: Đề ra kế hoạch cho việc nhập hàng

Các bộ phận trong dây chuyền sản xuất của công ty cần nắm được số lượng hàng còn trong kho để có thể báo cáo với bộ phận kho hay các bộ phận liên quan để có thể kịp thời nhập thêm hàng hóa. Nên báo cụ thể số lượng cần nhập, ngày giờ nhập để kho có thể điều động nhân sự hay phương tiện hỗ trợ nhập hàng.

Các doanh nghiệp không có kho mà đang dùng dịch vụ thuê kho của bên thứ 3 cần báo trước thời gian nhập kho vài ngày để quản kho có thể báo với bộ phận bảo vệ để mở cửa hay điều phối xe vận chuyển (nếu có).

Bước 2: Sắp xếp hàng hóa đã có sẵn trong kho

Khi đã nắm được thời gian nhập kho và số lượng hàng cần nhập, quản lí kho phải sắp xếp và vệ sinh khu vực dự định để hàng. Tùy theo quy định của doanh nghiệp hoặc nguyên lí kế toán doanh nghiệp đang dùng (FIFO, LIFO,...) để xác định vị trí để hàng mới phù hợp.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hóa

Khi hàng đến kho, nhân viên giao hàng sẽ là người xuất các loại giấy tờ yêu cầu nhập kho. Nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa dựa trên phiếu yêu cầu nhập hàng. Nếu có vấn đề về chất lượng như hư hỏng hay số lượng hàng nhập bị thiếu, thủ kho sẽ lập biên bản tại lúc kiểm hàng để báo lại với đơn vị sản xuất.

Bước 4: Hàng hóa được kiểm tra, lập phiếu nhập kho bởi kế toán

Nếu kiểm tra hàng hóa nhập vào không có vấn đề gì, thủ kho cần chuyển giấy mua hàng, giấy tờ yêu cầu nhập kho cho kế toán. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu và xác nhận thông tin chính xác mới in phiếu nhập kho.

Bước 5: Hoàn tất quá trình nhập kho hàng hóa

Sau khi đã thông qua các bước trên, hàng hóa sẽ được nhập kho và đưa vào sắp xếp tại khu vực đã được chỉ định sẵn ở bước 2, tiếp theo sẽ cập nhật vào thẻ kho. Sơ đồ kho hàng cũng sẽ được cập nhật ngay để các bộ phận khác nắm thông tin.

Xem thêm: Các Loại Kệ Pallet Được Dùng Nhiều Nhất Trong Nhà Kho

Hatech mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ nắm được một vài thông tin về quy trình nhập kho hàng hóa tại các doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm vấn đề gì, bạn hãy liên hệ chúng tôi tại ĐÂY.

Thông tin liên hệ