Mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel đơn giản

Mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel là một trong những hình thức mà nhiều công ty yêu thích sử dụng. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ sử dụng Excel với số lượng mã hàng ít. Đọc bài viết dưới đây của Hatech để hiểu rõ về mẫu file excel quản lý hàng tồn kho nhé. 

1. Các danh mục chính trong mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel

Danh mục hàng hóa, vật tư

Danh mục các hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa này theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng.

Bảng kê nhập hàng

Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho thì kế toán doanh nghiệp sẽ làm thống kê và tổng hợp lại để xây dựng bảng kê nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó sẽ lên kế hoạch phân phối và kinh doanh hợp lý, hiệu quả.

Bảng kê xuất hàng

Căn cứ từ các dữ liệu của các phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ được tổng hợp và thống kê các sản phẩm hàng hóa đã được xuất đi bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất bán ra sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt sản phẩm hàng hóa.

Báo cáo nhập – xuất – tồn

Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ cũng như tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong từng kỳ một cách chi tiết nhất theo từng mã hàng.

Sổ chi tiết vật tư

Quản ký kho vật tư chưa từng đơn giản với kế toán của các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư quá nhiều cùng vô số các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước,… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó, sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp và phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.

2. Số liệu cần có trong mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel

Mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm như sau:

1. Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.

2. Báo cáo nhập-xuất-tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

3. Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.

4. Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).

5. Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Xem thêm: CÁC CÁCH QUẢN LÝ KHO HÀNG THỜI TRANG HIỆU QUẢ NHẤT

3. Hướng dẫn tạo mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel

Để tạo mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo file mới

Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý

ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý

•  Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như: STT, Ngày, Tháng, Tên hàng, Số lượng, ĐVT, Đơn giá, Thành tiền

• Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như: STT, Ngày, Tháng, Tên hàng, Số lượng, ĐVT, Giá bán, Doanh số

• Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như: STT, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Đơn giá, Ghi chú

• Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như: STT, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Tồn kho đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ

​

4. Một số lưu ý khi quản lý mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel

• Tài liệu được lưu trữ trong nhiều thư mục và mất nhiều thời gian để tìm đi tìm lại 

• Các tệp được lưu riêng và tổng hợp. Việc lập báo cáo tài chính kế toán doanh nghiệp đòi hỏi nhiều công sức trong việc lọc và tổng hợp dữ liệu

• Một tệp excel chỉ có một nhân viên kế toán tại một thời điểm thì rất khó vượt qua

• Chế độ bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu, bạn không thể khôi phục tệp nếu lỡ tay xóa mất

Xem thêm: Những nguyên tắc và tiêu chuẩn khi thiết kế nhà kho thông minh

Bài viết trên, Hatech đã chia sẻ đến quý bạn đọc về mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ: 

Thông tin liên hệ

• VPGD: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Nhà máy: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn; giake@hatechltd.vn