Quy trình nghiệp vụ kho hàng hóa bạn cần biết

Quản lý kho hàng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, logistics, xuất nhập khẩu,... Để vận hành kho hiệu quả, nhân viên phải nắm vững các nghiệp vụ kho hàng hóa. Dưới đây hãy lắng nghe những chia sẻ của Hatech nhé!

Nghiệp vụ kho hàng hóa là gì?

Kho hàng là địa điểm lưu trữ hàng hóa, nguyên liệu, trang thiết bị của doanh nghiệp. Đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh, kho hàng là bộ phận không thể thiếu. Nhờ có kho hàng, các đơn vị có thể bảo quản hàng hóa, tổ chức nhập hàng, xuất bán… Đây là không gian đặc biệt quan trọng, tác động trực tiếp tới tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng là quá trình nắm bắt, theo dõi, kiểm soát các hoạt động diễn ra hằng ngày tại kho. Điều này buộc nhân viên kho phải nắm vững các nghiệp vụ kho hàng hóa như: lập hồ sơ, làm thủ tục xuất nhập hàng, theo dõi tồn kho, kiểm kê hàng hóa. Nếu quy trình này được áp dụng hiệu quả,doanh nghiệp sẽ tối ưu chi phí và sức lao động đáng kể.

Xem thêm: TÌM HIỂU VỀ THẺ KHO HÀNG HÓA VÀ CÁCH LẬP MẪU THẺ KHO

Quy trình nghiệp vụ kho hàng hóa

Lập hồ sơ kho 

Nghiệp vụ quản lý kho đầu tiên là lập hồ sơ kho. Lập hồ sơ kho giúp sắp xếp hàng hóa trong kho theo trật tự, quy củ nhất định. Điều này hỗ trợ nhân viên kho kiểm soát, nắm bắt trạng thái hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào lãnh đạo có yêu cầu, nhân viên kho có thể ngay lập tức báo cáo. 

Làm thủ tục xuất và nhập hàng hóa 

Khi thực hiện các thủ tục nhập - xuất hàng hóa, nhân viên kho phải kiểm tra cẩn thận tính hợp lệ của giấy tờ, chứng từ liên quan. Đồng thời, phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, cập nhật lên hệ thống để đối chiếu khi cần.

Theo dõi hàng tồn kho 

Quản lý tồn trữ hàng hóa giúp doanh nghiệp xác định có còn đủ hàng hóa cung ứng cho sản xuất, kinh doanh hay không. Từ đó, nhà quản lý lên kế hoạch mua sắm vật tư cần thiết hoặc xử lý hàng hóa trước khi hết hạn.

Theo dõi hàng tồn là một trong những nghiệp vụ kho hàng hóa cần được tiến hành nghiêm túc. Điều này hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, liên tục, không bị gián đoạn. 

Sắp xếp, kiểm kê hàng hóa 

Hàng hóa trong kho cần được sắp xếp gọn gàng, khoa học, phân loại rõ ràng. Các mặt hàng đặc thù phải có lưu ý riêng. Việc rà soát cần được thực hiện định kỳ hằng tháng, hằng quý. Kiểm kê hàng hóa phải chi tiết đến từng sản phẩm, đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn khi tung ra thị trường. Đây là nghiệp vụ kho hàng hóa mang tính quyết định, tạo dựng lòng tin của khách hàng.

Báo cáo 

Các giao dịch xuất - nhập kho phải được tổng hợp chi tiết. Nhân viên kho phải ghi nhận hàng hóa đã nhập - xuất - tồn, hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng, hàng hóa bị loại bỏ,... Các chỉ số là căn cứ thể hiện hiệu quả quản lý kho hàng và phải được báo cáo với lãnh đạo.

Để đảm bảo các nghiệp vụ kho hàng hóa diễn ra hiệu quả, nhà quản lý kho hãy chủ động dùng các phần mềm quản lý kho hàng tiên tiến. Ứng dụng công nghệ sẽ giảm tải khối lượng công việc mà vẫn duy trì năng suất cao.

Xem thêm: CÁC QUY TRÌNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP

Lợi ích khi thực hiện nghiệp vụ kho hàng hóa theo quy trình

• Các nhà quản lý có thể theo sát tình hình xuất/ nhập hàng, hàng tồn kho bằng các chỉ số cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp có phương hướng điều chỉnh, đưa ra chiến lược phát triển thích hợp nhất. 

• Tối ưu nguồn lực: Thực hiện nghiệp vụ kho hàng hóa một cách chuyên nghiệp hỗ trợ rút ngắn các quá trình khác. Nhờ đó, công ty tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, nhân lực. 

• Vận hành trơn tru: Khi quy trình nghiệp vụ diễn ra chuẩn xác, đồng bộ, các hoạt động trong kho hàng được triển khai dễ dàng, thông suốt hơn. 

• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp: Nghiệp vụ kho hàng hóa được tiến hành hiệu quả giúp mọi việc nhập/ xuất hàng nhanh chóng, đơn giản hơn. Khách hàng được phục chu đáo, tận tâm, đặt niềm tin vào doanh nghiệp. 

• Dựa vào các nghiệp vụ kho hàng hóa, chủ doanh nghiệp xác định được những bất cập còn tồn tại. Điều này giúp các nhà quản lý có hướng khắc phục, tránh tình trạng thất thoát xảy ra.

Trên đây, Hatech đã chia sẻ những thông tin hữu ích về quy trình nghiệp vụ kho hàng hóa. Mong rằng các doanh nghiệp sẽ có các biện pháp để quản lý kho hàng hiệu quả hơn. 

Thông tin liên hệ

• VPGD: Thôn Khoang Sau, Xã Sơn Đông, TX Sơn Tây, Hà Nội

• Nhà xưởng: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội

• Hotline: 0904.691.888

• Website: https://giakehatech.com/

• Email: vuhoanganh@hatechltd.vn